Site do casamento para um casamento no estrangeiro: o que os convidados precisam de saber, e quando

Resposta curta

O site de um casamento no estrangeiro tem de responder ao que os convidados precisam de saber antes de reservar: a data, a localidade, o aeroporto mais próximo, o alojamento e mais ou menos quanto lhes vai custar a viagem. Publiquem esses dados logo quando enviarem o save the date, acrescentem o programa, o dress code e o formulário de confirmação quando saírem os convites, e marquem a data limite de resposta conforme o momento em que o espaço e o hotel precisam de saber. Escrevam a página nas línguas que os vossos convidados leem, e guardem para vocês a lista de convidados, o orçamento e as moradas privadas.

Em casa, um convite e umas quantas mensagens costumam chegar. No estrangeiro, os convidados têm de reservar voos, encontrar onde dormir, talvez tirar vários dias de férias e seguir um programa noutro fuso horário. Cada pergunta a que não respondam antecipadamente volta como mensagem, muitas vezes a mesma vinda de várias pessoas. Este guia é sobre a página onde as respostas ficam reunidas. Sobre a viagem em si, leiam a viagem e as confirmações dos convidados para um casamento em Itália; quase toda essa lista serve também para outros destinos.

Porque é que um casamento no estrangeiro precisa de uma página própria

Há três coisas que distinguem um casamento no estrangeiro de um em casa, e as três têm a ver com informação. Os convidados decidem com dinheiro: voos e quartos reservam-se muito antes do dia, e quanto mais cedo tiverem os dados certos, mais fácil é dizer que sim. Os dados mudam: uma partida é adiada, um hotel liberta quartos, um jantar muda de sítio. Um convite impresso não se atualiza, uma página sim. E os convidados vêm de sítios diferentes, com línguas e hábitos diferentes, e todos precisam da mesma resposta.

Uma página não substitui um convite pessoal. É o sítio para onde remetem o convite, o save the date e cada lembrete, para que exista uma só versão dos factos.

O que pôr na página

Organizem a página pelas perguntas que os convidados fazem, pela ordem em que as fazem.

• Data e local. O dia do casamento e, se for um fim de semana com vários momentos, em que dias os convidados devem contar estar lá.
• Viagem e aeroporto mais próximo. O nome do aeroporto ou aeroportos, como seguir a partir dali e quanto costuma demorar o último troço segundo o espaço ou a empresa de transfers. Se organizarem transfer: quando e de onde parte. Se o local for numa ilha, leiam como levar os convidados a um casamento numa ilha.
• Documentos de viagem. Um lembrete para verificar a tempo o passaporte, o cartão de cidadão e eventuais regras de visto. As regras dependem da nacionalidade do convidado e do destino, por isso deem uma ligação para uma fonte oficial em vez de as resumirem vocês.
• Alojamento. Onde os convidados podem ficar, de preferência em várias faixas de preço, como reservar, quem paga e até quando vale um eventual bloco de quartos. Quem paga o quê está em quem paga o alojamento dos convidados.
• Programa. Tudo o que diz respeito a todos os convidados: noite de boas-vindas, cerimónia, jantar, o dia seguinte. Indiquem a hora e o local de cada momento, em hora local.
• Dress code. Expliquem o que significa na prática no local: cerimónia na relva ou na areia, noites que arrefecem, igrejas onde os ombros devem estar tapados. "Traje de cerimónia" não quer dizer o mesmo em todos os países.
• Menu e dietas. Se os convidados escolherem o prato com antecedência, mostrem as opções e peçam a escolha na confirmação, juntamente com alergias e dietas especiais. Assim têm tudo junto quando a cozinha perguntar.
• Informações práticas no local. A moeda, se é preciso dinheiro vivo, por exemplo para um táxi (perguntem ao espaço), e a quem os convidados ligam no próprio dia se algo correr mal. Tem de ser uma pessoa com telefone, não vocês os dois.
• Formulário de confirmação. Sim ou não por convidado, a que momentos vem e dieta. Uma resposta por agregado, com cada pessoa identificada pelo nome, é a mais fácil de contar.