Quando é que o catering precisa de saber o número de convidados e as alergias?

Quem decide é o espaço, e o prazo muda de espaço para espaço. Perguntem ao assinar o contrato, peçam a resposta por escrito e marquem a vossa data limite de confirmação de forma a poderem lembrar antes disso os convidados que não responderam. Perguntem também até quando podem mudar o número e quanto custa uma alteração tardia.

Temos de oferecer vários pratos à escolha?

Não. Um menu comum, com pratos adaptados para quem tem alergias ou dietas especiais, funciona bem e é mais simples para a cozinha. Se derem a escolher, os convidados têm de escolher com antecedência e a cozinha tem de saber quem escolheu o quê, por isso perguntem ao espaço o que consegue preparar em várias versões na mesma noite antes de perguntarem aos convidados.

O que fazemos com os convidados que não responderam quando fazemos a disposição das mesas?

Lembrem-nos com uma data final. Entretanto podem sentá-los de forma provisória, para que a disposição bata certo se vierem. À cozinha enviam o número confirmado, e ao espaço perguntam até quando ainda se pode acrescentar alguém.

Mesas redondas ou compridas?

Decidem a sala e as mesas que o espaço tem. Em mesas compridas cabem muitas vezes mais pessoas numa sala estreita ou num terraço, e conversa-se com quem está ao lado e à frente. Numa mesa redonda todos podem falar com todos, mas ocupa mais espaço. Peçam uma planta com medidas e a lista de mesas do espaço antes de decidirem.

Menu, alergias e disposição das mesas num casamento no estrangeiro

Resposta curta

Perguntem pela escolha do menu e pelas alergias na mesma confirmação em que os convidados dizem sim ou não, pessoa a pessoa e não por agregado. Juntem as respostas numa só lista para a cozinha, numa língua em que ela trabalhe, com o nome e a mesa de cada convidado. Na UE, um catering tem de conseguir dizer quais dos 14 alergénios do regulamento europeu sobre informação alimentar um prato contém, mesmo quando a comida não é pré-embalada. Fora da UE aplicam-se as regras do país, por isso perguntem ao espaço por escrito. Façam a disposição das mesas quando souberem quem vem, e antes peçam ao espaço uma planta com medidas e a lista das mesas que tem de facto.

Em casa podem ligar para o restaurante, passar lá uma tarde e apontar com o dedo. No estrangeiro têm muitas vezes uma cozinha que fala outra língua, um espaço que só viram em fotografias e convidados de várias famílias, às vezes de vários países. O que decide se o jantar corre bem raramente é a comida. É a informação certa chegar a tempo à pessoa certa. Este guia segue a ordem das coisas: o que perguntar aos convidados, do que a cozinha precisa, a que o espaço tem de saber responder e como fazer a disposição das mesas à distância.

Cada pergunta que enviarem num e-mail à parte depois das confirmações é uma pergunta a que alguns convidados nunca vão responder. Ponham por isso tudo na mesma resposta:

Vêm? Sim ou não, e quem do grupo, com nome. As crianças com a idade, se a cozinha fizer doses para crianças.
Escolha do menu, se derem a escolher. Perguntem primeiro ao espaço o que a cozinha consegue preparar em duas ou três versões na mesma noite, para não prometerem aos convidados algo impossível.
Alergias e dietas de cada pessoa, em texto livre. Peçam aos convidados que escrevam o que não toleram, e não só uma etiqueta: "frutos de casca rija, incluindo vestígios" diz mais à cozinha do que "alergia a frutos secos".
Alergia ou preferência. Deixem os convidados distinguir o que lhes faz mal daquilo que apenas preferem não comer. A cozinha trata as duas coisas de forma diferente, e deve poder fazê-lo.

Na nossa ferramenta de planeamento O nosso casamento, escrevem o menu prato a prato e acrescentam alternativas, e cada convidado escolhe na sua resposta no vosso site de casamento. As escolhas e as alergias são somadas automaticamente, e ficam com uma lista para a cozinha para copiar ou imprimir.

Uma lista que a cozinha consiga ler, na língua dela

Uma cozinha que recebe dez e-mails reencaminhados e uma captura de ecrã vai enganar-se. Deem-lhe uma só lista:

O número de cada prato, para cada parte do menu.
Cada alergia e cada dieta com nome e mesa, de preferência com o número do lugar se o serviço for à mesa. É assim que o empregado sabe que prato vai para quem.
A língua da cozinha. Perguntem ao espaço em que língua trabalha a cozinha. Escrevam as alergias nessa língua, ou em inglês com a palavra local ao lado. Evitem abreviaturas e códigos vossos.
Um só destinatário. Enviem a lista a uma pessoa de contacto e peçam confirmação por escrito de que a cozinha a recebeu.
Uma pessoa no local. Perguntem quem vai ter a lista na noite do casamento e a quem os convidados se podem dirigir com uma dúvida sobre a comida.

Se um convidado tiver uma alergia grave, vale a pena ser ele próprio a falar com a cozinha ou com o coordenador antes do jantar. Vocês são os anfitriões, não os intermediários de tudo.

Os alergénios nos países da UE: a que o espaço tem de saber responder

Na UE, a informação sobre alergénios é regulada pelo Regulamento (UE) n.º 1169/2011 relativo à prestação de informação aos consumidores sobre os géneros alimentícios. Segundo a Comissão Europeia, a informação sobre alergénios é obrigatória também para alimentos não pré-embalados, incluindo em restaurantes e cafés. Abrange, portanto, um catering ou a cozinha de um hotel em Itália, na Grécia, em Espanha, em Portugal, na Croácia ou em França. O anexo II do regulamento enumera 14 substâncias e produtos:

cereais que contêm glúten, crustáceos, ovos, peixe, amendoins, soja, leite (incluindo a lactose), frutos de casca rija como amêndoas, avelãs e nozes, aipo, mostarda, sementes de sésamo, dióxido de enxofre e sulfitos, tremoço e moluscos.

A forma de dar a informação, por escrito na ementa ou de viva voz pelo pessoal, é decidida por cada país. Perguntem por isso ao espaço como faz, e peçam os alergénios de cada prato por escrito quando o menu estiver fechado. Essa lista diz o que o prato contém. Perguntem à parte como a cozinha evita vestígios de outros pratos, se algum convidado precisar disso.

Fora da UE, por exemplo na Turquia, na Tailândia ou no Sri Lanka, aplicam-se as regras do país. Façam as mesmas perguntas por escrito e não partam do princípio de que as respostas serão iguais. O que mais pedir a um fornecedor antes de reservar explicamos em como verificar um fornecedor no estrangeiro.

As mesas num espaço que não viram: planta, formatos de mesa e medidas

A disposição das mesas constrói-se sobre a sala, e a sala talvez só a tenham visto em fotografias. Peçam ao espaço:

Uma planta com medidas do sítio onde vai ser o jantar. Se o jantar for ao ar livre, peçam também a planta do espaço alternativo em caso de chuva, porque muitas vezes é bem diferente.
Que mesas tem: redondas, compridas ou quadradas, de que tamanho, e quantas pessoas cabem em cada formato.
O que não se pode mudar de sítio: portas, degraus, colunas, bar, buffet, pista de dança e o lugar da música.
Fotografias de um casamento anterior na mesma sala, com as mesas postas. Mostram melhor do que uma planta o aperto que vai ser.

O tipo de espaço pesa muito. Uma villa com terraço, um hotel com salão de festas e uma quinta vinícola funcionam de forma muito diferente, e comparamo-los no nosso guia de espaços para casamentos no estrangeiro. Em O nosso casamento podem desenhar a sala à escala, arrastar as mesas para o sítio e sentar os convidados lugar a lugar. Só aparecem os que disseram que sim ou ainda não responderam.

Famílias, línguas e crianças à mesa

Um casamento no estrangeiro junta muitas vezes pessoas que nunca se viram, às vezes sem uma língua em comum. Alguns princípios que costumam resultar:

A língua. Em cada mesa mista, sentem pelo menos uma pessoa que fale as duas línguas. Uma mesa em que metade não percebe a outra metade é uma noite longa.
As crianças. Sentem os mais pequenos perto dos pais e perguntem ao espaço se tem cadeiras de bebé. Uma mesa das crianças resulta para os mais crescidos se ficar à vista.
Os convidados mais velhos ficam melhor perto da saída e das casas de banho, e um pouco longe das colunas de som.
Os convidados que não conhecem ninguém ficam ao lado de alguém que sabem que vai tomar conta deles.
As famílias com tensões, por exemplo pais divorciados, ficam melhor em mesas separadas, a uma distância parecida de vocês.

Se o fim de semana do casamento tiver vários jantares, nem todos precisam de disposição das mesas. O jantar de boas-vindas pode ficar livre, e os lugares só se marcam para o próprio dia do casamento. Como montar um fim de semana assim contamos no nosso guia do casamento de vários dias.

Quando a lista está pronta: quem recebe o quê e quando

A ordem importa mais do que as datas, e as datas são marcadas pelo espaço. Logo ao assinar o contrato, perguntem até quando a cozinha precisa do número de convidados, das escolhas do menu e das alergias, e ponham isso no contrato. Depois:

Marquem a vossa data limite de confirmação de forma a terem tempo de lembrar quem não respondeu antes do prazo do espaço.
Lembrem quem não respondeu, com uma data.
Enviem à cozinha o número de convidados, as escolhas e as alergias, e peçam confirmação.
Façam a disposição das mesas quando souberem quem vem.
Enviem a disposição das mesas e a lista para a cozinha, com números de mesa e de lugar, ao espaço ou ao coordenador, na mesma versão.
Combinem quem, do lado do espaço, recebe as alterações de última hora, e levem as listas impressas.

Fontes e fiabilidade

A informação sobre alergénios vem de fontes oficiais da UE, consultadas a 24 de outubro de 2026:

Que a informação sobre alergénios é obrigatória também para alimentos não pré-embalados, incluindo em restaurantes: Comissão Europeia, Food information to consumers - legislation
As 14 substâncias e produtos, e que cada país decide como a informação é dada: Regulamento (UE) n.º 1169/2011, anexo II e artigo 44.º (EUR-Lex)

O que escrevemos sobre a ferramenta de planeamento vem da sua própria página de apresentação. Os conselhos sobre confirmações, listas para a cozinha e disposição das mesas são da redação, não regras, e as condições e prazos do espaço vêm sempre primeiro.